Onze Privacy-verklaring

Wij zijn Boedelbak B.V. , bijna 50 jaar marktleider in aanhangwagenverhuur ( https://www.boedelbak.nl ).

Wij hebben meer dan 550 verhuurlocaties in Nederland, ons hoofdkantoor is gevestigd aan de Daalmeerstraat 28 te Hoofddorp, met als postadres Postbus 3116, 2130 KC, Hoofddorp.

Ons hoofdkantoor is zowel telefonisch of per mail bereikbaar via 0900-0525, info@boedelbak.nl of met het contactformulier op https://www.boedelbak.nl/contact.

Deze Privacyverklaring is door ons opgesteld op 24 mei 2018 en zal periodiek herzien worden. Wijzigingen in ons privacy beleid, zullen wij onderstaand communiceren.

Laatste wijziging: 10-11-2023 (Versie 1.1)

Wij vinden het belangrijk om aan de wet- en regelgeving te voldoen, daarnaast gaan wij met respect met jouw privacy om en zullen wij er alles aan doen om jouw gegevens te beschermen.

Hoe wij om horen te gaan met persoonlijke gegevens, wordt omschreven in de GDPR. GDPR staat voor “General Data Protection Regulation” en is een algemene Europese verordening m.b.t. gegevensbescherming. Deze regelgeving dient ervoor te zorgen dat bedrijven (die gegevens van personen verzamelen, verwerken en gebruiken) de rechten op het gebied van privacy van deze personen (klanten en medewerkers) respecteren.

Wij, als Boedelbak B.V., zijn geen “Gegevensverwerker” maar “Verwerkingsverantwoordelijke”. Hier horen verantwoordelijkheden bij, zo dienen wij tenminste de volgende maatregelen nemen:

Registerplicht
Elk bedrijf is verplicht om bij te houden welke persoonsgegevens zij ontvangen, met welke doel deze verwerkt worden en hoe lang het nodig is om deze gegevens te bewaren. Hiervoor hebben wij een Register Verwerkingsactiviteiten opgesteld welke periodiek door ons beoordeeld en aangepast wordt.

Functionaris Gegevensbescherming

Een Functionaris Gegevensbescherming is iemand binnen een organisatie die erop toeziet dat de GDPR en de interne Privacy Policy actueel is en nageleefd wordt. Om jouw privacy te borgen hebben wij een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld, bereikbaar onder privacy@boedelbak.n l. Wij auditeren ons beleid periodiek om jou en onszelf ervan te verzekeren dat wij aan alle eisen voldoen.

Maatregelen ten behoeve van Privacy bescherming

Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen met het oog op bescherming van persoonsgegevens.

Datalekken
Wanneer er sprake is van een datalek met mogelijke risico’s voor de betrokken persoon dient dit binnen 72 uur na ontdekking van het lek, gemeld te worden bij Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkene zelf. Hoe onze medewerkers dienen te handelen bij een data lek, hebben wij omschreven in ons intern beleid, welke aansluit op de regelgeving van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voorafgaande raadpleging en het inrichten van verwerkingen

Wij zullen de Autoriteit Persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden voorafgaand aan een nieuwe risicovolle verwerkingsactiviteit raadplegen. Daarnaast houden wij bij het inrichten en ontwikkelen van nieuwe producten en diensten al rekening met jouw privacy. Ook onze bestaande producten en diensten worden op dit gebied regelmatig herzien met als doel om uitsluitend de gegevens die wij werkelijk nodig hebben op te slaan. Hierbij wordt tevens kritisch gekeken naar de bewaartermijn.

Door gebruik te maken van onze diensten (waaronder onze website, app et.) ga je akkoord met ons Privacy Beleid en het gebruik van jouw gegevens zoals omschreven in dit beleid.

Voorafgaande raadpleging en het inrichten van verwerkingen
Wij zullen de Autoriteit Persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden voorafgaand aan een nieuwe risicovolle verwerkingsactiviteit raadplegen. Daarnaast houden wij bij het inrichten en ontwikkelen van nieuwe producten en diensten al rekening met je privacy. Ook onze bestaande producten en diensten worden op dit gebied regelmatig herzien met als doel om uitsluitend de gegevens die wij werkelijk nodig hebben op te slaan. Hierbij wordt tevens kritisch gekeken naar de bewaartermijn.
Door gebruik te maken van onze diensten (waaronder onze website, app et.) gaat je akkoord met ons Privacy Beleid en het gebruik van jouw gegevens zoals omschreven in dit beleid.

Als klant heb je bepaalde rechten over de informatie die je aan ons ter beschikking hebt gesteld en / of data die wij in de loop van de tijd verzameld hebben.

Welke rechten jij hebt en hoe wij hiermee omgaan, kun je lezen in ons Privacy Beleid.

Wij willen jou er graag op attenderen dat je voor klachten contact op kan nemen met de Boedelbak onder telefoonnummer 0900-0525.

Wij streven ernaar om jouw klacht zo goed en zo snel mogelijk af te handelen. Mocht jouw klacht (m.b.t. je privacy) echter niet naar tevredenheid door ons is afgehandeld, heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens ( www.autoriteitpersoonsgegevens.nl ).

Offline reservering (bellen naar ons call center of direct bij de verhuurlocatie)

Om een reservering te kunnen plaatsen, hebben wij minimaal de volgende gegevens van jou nodig:

• Aanhef

• Voorletters

• Tussenvoegsel

• Achternaam

• Straatnaam

• Huisnummer

• Toevoeging

• Postcode

• Woonplaats

• Telefoonnummer: Wij vragen een telefoonnummer zodat wij je kunnen bellen als wij nog vragen of andere zaken met je willen bespreken die betrekking hebben op jouw reservering.

• E-mailadres: Om de reservering of offerte naar jou te kunnen mailen, hebben wij jouw e-mailadres nodig.

Deze gegevens hebben wij van je nodig wanneer je de aanhanger bij de verhuurlocatie wilt ophalen en er een papieren huurovereenkomst tot stand komt:

• Voorletter(s)- en achternaam

• Bedrijfsnaam

• Adresgegevens

• Postcode en woonplaats

• Geboortedatum

• Telefoonnummer: Je telefoonnummer wordt uitsluitend geregistreerd zodat onze medewerkers in contact met je kunnen komen over jouw reservering of verhuring.

• Rijbewijsgegevens: Wij hebben jouw rijbewijs nodig om je te kunnen identificeren, maar ook om te kunnen verifiëren en aan te tonen dát jij in het bezit bent van een geldig rijbewijs. Er wordt geen scan gemaakt van je rijbewijs door de verhuurlocatie.

• E-mailadres: Om in contact met je te komen over zaken die betrekking hebben op jouw verhuring, registreren wij jouw e-mailadres.

• Merk van het trekkend voertuig

• Type van het trekkend voertuig

• Kenteken van het trekkend voertuig

Online reservering (via onze website www.boedelbak.nl)

De website is ontwikkeld en worden onderhouden door gespecialiseerde partners. Wanneer je via de website een aanhanger reserveert, dan ontvangen wij onderstaande gegevens digitaal via deze partner:

• Locatie waar je de aanhanger wilt huren

• Start- en eind tijd van de huurperiode

• Type aanhangwagen welke je wilt huren

• Voorletters

• Tussenvoegsel

• Achternaam

• Straatnaam

• Huisnummer

• Toevoeging

• Postcode

• Woonplaats

• Telefoonnummer: Jouw telefoonnummer wordt uitsluitend geregistreerd zodat onze medewerkers in contact met je kunnen komen over jouw reservering of verhuring.

• E-mailadres: Om in contact met je te komen over zaken die betrekking hebben op jouw verhuring, registreren wij je e-mailadres.

• Rijbewijsnummer

• Kenteken van het trekkend voertuig

Wanneer je via de website een aanhanger reserveert, betaalt en er een huurovereenkomst tot stand komt, dan ontvangen wij onderstaande gegevens digitaal via deze partner.

• Locatie waar je de aanhanger wilt huren

• Start- en eind tijd van de huurperiode

• Type aanhangwagen welke je wilt huren

• Voorletters

• Tussenvoegsel

• Achternaam

• Straatnaam

• Huisnummer

• Toevoeging

• Postcode

• Woonplaats

• Telefoonnummer: Jouw telefoonnummer wordt uitsluitend geregistreerd zodat onze medewerkers in contact met u kunnen komen over jouw reservering of verhuring.

• E-mailadres: Om in contact met je te komen over zaken die betrekking hebben op uw verhuring, registreren wij je e-mailadres.

• Rijbewijsnummer

• Kenteken van het trekkend voertuig

• Betaalgegevens: transactie id van de betaling en het bedrag van de huur

Betaaldiensten

Alle banktransacties (bij online betalingen) geschieden via onze betalingspartners. Alle betalingen worden in een afgeschermde en beveiligde omgeving verwerkt. Met onze betalingspartners hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten.

De meeste gegevens worden door jou bij onze verhuurlocaties aangeleverd, ook ontvangen wij rechtstreeks gegevens over jou als je een reservering per telefoon of via onze website maakt.

Boedelbak werkt samen met verhuurders, meestal tankstations. Boedelbak heeft afspraken gemaakt met deze verhuurders over de condities van de verhuur van onze aanhangers. De verhuurlocatie controleert de gegevens op de verhuurovereenkomst (digitaal of op papier) met de gegevens op uw rijbewijs.

Indien je via onze website hebt gereserveerd en betaald ontvang je een QR code. De verhuurlocatie scant de QR code om de geldigheid van jouw huurovereenkomst te controleren.

De verhuurlocaties kunnen gebruik maken van onze uniek genummerde verhuurovereenkomsten voor de verhuur van onze aanhangwagens. Elke verhuurovereenkomst bestaat uit 4 vellen doordrukpapier. De huurder ontvangt het huurbewijs (witte formulier) bij aanvang van de huur en het origineel, de eerste pagina, bij teruggave van de aanhanger. Het gele formulier is voor de Boedelbak administratie en het roze formulier voor de verhuurder.

Verwerkingsovereenkomst
Met al onze partners en leveranciers die “Verwerker” zijn, hebben wij of werken wij toe naar een Verwerkingsovereenkomst. Het doel is om uiteindelijk met alle partners en leveranciers die gegevens verwerken een dergelijke overeenkomst te hebben. In deze overeenkomst wordt o.a. afgesproken hoe er om gegaan dient te worden met jouw gegevens. Het belangrijkste speerpunt daarbij is dat jouw gegevens uitsluitend gebruikt worden, voor het doel waarvoor jij jouw gegevens aan ons hebt verstrekt.

CJIB
Krijg je tijdens je verhuring een bekeuring? Dan kunnen wij de bekeuring “vrijwaren”. Dit houdt in dat wij jouw gegevens (naam, adres, rijbewijsnummer en huurinformatie) doorgeven aan het CJIB, je ontvangt dan rechtstreeks van het CJIB de bekeuring. Bij gemeentelijke bekeuringen zoals parkeerboetes, overtredingen op lokale wegen, etc. worden dezelfde gegevens doorgegeven aan de betreffende gemeente.

Schade
Indien je met de gekentekende Boedelbak schade heeft berokkend aan derden, dan zullen jouw gegevens doorgegeven worden aan onze verzekeringsmaatschappij en evt. aan de verzekeringsmaatschappij van de andere partij.

Kan je niet meer verder rijden met de aanhanger, dan zullen jouw gegevens eventueel doorgegeven (naam, locatie en telefoonnummer) worden aan een berger, zodat de aanhanger veiliggesteld / afgesleept kan worden.

Incassobureau

Indien je bij ons een bedrag verschuldigd bent, ontvang je van ons een factuur op het door jou opgegeven e-mailadres of postadres. Ontvangen wij jouw betaling niet binnen de gestelde betaaltermijn, dan sturen wij jou een aanmaning.

Hebben wij na de aanmaningen nog geen betaling van je ontvangen, dan zijn wij helaas genoodzaakt om jouw dossier uit handen te geven. Wij werken samen met verschillende incassobureaus, welke in contact met jou zullen proberen te komen om afspraken met je te maken over jouw betaling, dan wel het gerechtelijke traject op te starten. Het dossier wat zij van ons ontvangen, omvat jouw huurovereenkomst en factuur waar tevens je persoonsgegevens op vermeld zijn. Wanneer noodzakelijk zal ook gevoerde correspondentie en/of telefoonverslagen worden overhandigd aan hen.

Overheidsinstanties
Jouw gegevens kunnen doorgegeven worden aan overheidsinstanties zoals de politie, hulpdiensten, etc. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om informatie door te geven en hoeven / mogen wij jou hier niet over informeren. In andere gevallen zullen wij jouw informatie uitsluitend met hulpdiensten communiceren als dat noodzakelijk is (bijvoorbeeld n.a.v. een ongeval)

Aanmaningen
Indien je ons nog een bedrag verschuldigd bent, ontvangt je van ons een factuur op het door jou opgegeven e-mail- of postadres. Ontvangen wij jouw betaling niet binnen de gestelde betaaltermijn (5 werkdagen), dan sturen wij jou een aanmaning mogelijk via één van onze betalingspartners. Via deze partner ontvang je een herinnering met een handige betaallink.

Overige
Wij behouden ons het recht voor om partners en leveranciers om andere redenen dan genoemd in te schakelen. Jouw gegevens worden uitsluitend met hen gedeeld indien dit strikt noodzakelijk is en / of om jouw verhuurperiode vloeiend te laten verlopen.

Papier
De huurovereenkomst (deel geel) en de factuur (indien van toepassing) worden 7 jaar bewaard i.v.m. de wettelijke fiscale bewaarplicht. Na 7 jaar, worden deze documenten vernietigd. Wij maken hiervoor gebruik van vertrouwelijke archiefvernietiging, waarbij de documenten in een afgesloten container worden afgevoerd en vervolgens door de shredder gaan of worden verbrand.

In de overeenkomst met de verhuurlocaties hebben we afgesproken hoe de verhuurlocaties moeten omgaan met het roze exemplaar van de verhuurovereenkomst. Op grond van de verhuurovereenkomst ontvangt de verhuurlocatie van Boedelbak een vergoeding. Ook voor de verhuurlocaties geldt dat de verhuurovereenkomst 7 jaar bewaard moet worden i.v.m. de wettelijke fiscale bewaarplicht. Wij hebben afgesproken dat na 7 jaar, deze documenten vernietigd worden.

Digitaal
De data die in onze verhuur applicatie is geüpload worden 7 jaar bewaard i.v.m. de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Ervaring
Heb je online bij ons gereserveerd kun je van ons éénmalig een email ontvangen met de vraag wat jouw ervaring is geweest met het huren van onze aanhanger. Boedelbak stuurt geen digitale nieuwsbrief of aanbieding.

Cameratoezicht
Gegevens die wij hebben ontvangen om een reservering en / of verhuring te verwerken, kunnen wij niet verwijderen i.v.m. onze boekhouding en wettelijke (fiscale) verplichtingen.

Inzage en Dataportabiliteit
Gegevens die wij hebben ontvangen om een reservering en / of verhuring te verwerken, kunnen wij niet verwijderen i.v.m. onze boekhouding en wettelijke (fiscale) verplichtingen.

Solliciteren bij Boedelbak
De sollicitatiebrief en een CV die je naar ons stuurt om te solliciteren worden uitsluitend gebruikt om te beoordelen of de persoon in kwestie geschikt is voor één van de vacatures binnen Boedelbak. Jouw gegevens worden vertrouwelijk behandeld en zullen niet doorgestuurd worden naar derden (anders dan binnen onze holding Spuigroep BV).

Let er bij het geven van referenties op, dat u de persoon en/ of het bedrijf in kwestie, hiervan op de hoogte stelt.

Wij bewaren uw CV en sollicitatiebrief maximaal 1 jaar of maximaal 4 weken indien blijkt dat u niet geschikt ben voor een werkplek binnen onze onderneming.

Social media
Boedelbak maakt gebruikt van sociale netwerken zoals Facebook en LinkedIn. Deze netwerken bieden de functionaliteit die het mogelijk maakt om publieke berichten of reacties op artikelen, commentaren of andere berichten te plaatsen. Het is belangrijk dat je ervan bewust bent dat door het plaatsen van een dergelijke reactie alle gegevens, inclusief eventuele persoonlijke of niet-persoonlijke gegevens met betrekking tot de reactie, onmiddellijk publiek worden en onder onze Privacy Policy vallen.

Wij behouden ons het recht voor om enige bijdrage of inhoud in een post naar eigen goeddunken te verwijderen.

Bij het gebruik van de website www.boedelbak.nl kan door Boedelbak en/of door derden informatie over jouw gebruik van deze website worden verzameld, bijvoorbeeld door middel van cookies.

Ons Cookie beleid vind je hier .